Автоматизация документооборота с помощью функционального ИИ

Недавнее исследование показало, что от 75% до 95% опрошенных сотрудников и руководителей используют искусственный интеллект (ИИ) для обработки документов, включая извлечение данных, выполнение задач с PDF-файлами и составление резюме контрактов. Однако при отсутствии доступа к подходящим инструментам ИИ эти специалисты часто прибегают к неутвержденным (теневым) IT-решениям для ускорения рабочих процессов, что создает риски для безопасности и соответствия требованиям.

Чтобы подчеркнуть важность предоставления командам правильного инструмента ИИ для конкретной задачи, рассмотрим различия между чат-ботами и функциональным ИИ в контексте автоматизации документооборота.

Чат-боты против функционального ИИ: В чем разница?

Чат-боты отлично подходят для выполнения разовых задач, следующих заранее запрограммированному набору действий. Однако они не предназначены для обеспечения единообразных правил форматирования, редактирования или соблюдения нормативных требований, а также для извлечения данных, скрытых глубоко в таблицах документов, изображениях или свободном тексте.

В отличие от чат-ботов, функциональный ИИ может физически выполнять задачи по редактированию, конвертации и извлечению данных непосредственно в рамках бизнес-процессов и систем, а не просто отвечать на запросы.

Таким образом, масштабирование рабочих процессов с документами требует как разговорного ИИ (ИИ-помощников) для ответов на общие вопросы, так и функционального ИИ для выполнения повторяющихся задач с большим объемом документов, обеспечивая при этом единообразие, контроль и предсказуемые затраты.

Что лучше всего делают чат-боты и функциональный ИИ:

• ИИ-помощники (чат-боты):
  • Отвечают на запросы и вопросы.
  • Помогают суммировать или генерировать контент.
  • Повышают индивидуальную продуктивность.
• Функциональный ИИ:
  • Автоматически выполняет задачи с документами.
  • Обрабатывает файлы в больших масштабах.
  • Интегрируется в рабочие процессы и системы.

Преимущества использования функционального ИИ для масштабной автоматизации документооборота

Функциональные ИИ-инструменты автономно выполняют задачи по редактированию, конвертации и извлечению данных в рамках рабочих процессов, а не только по пользовательским запросам. Эта интеллектуальная автоматизация предоставляет ряд преимуществ для команд, обрабатывающих большой объем документов:

• Улучшение редактирования и соответствия нормам: ИИ может выявлять и удалять конфиденциальную информацию в больших наборах документов, применяя последовательные правила без необходимости ручного просмотра.
• Упрощение конвертации и обработки документов: Пользователи могут сократить трения и сэкономить время, используя один и тот же инструмент для конвертации файлов, редактирования PDF и стандартизации форматов в рамках единого рабочего процесса.
• Извлечение структурированных и неструктурированных данных: Функциональный ИИ способен извлекать ключевые данные из контрактов, форм, таблиц, рукописных заметок и PDF-файлов, превращая статические документы в пригодную для использования информацию.
• Сокращение количества разрозненных инструментов и теневых IT-решений: Консолидация задач с документами на единой платформе сокращает потребность в множестве точечных решений и неутвержденных инструментов.
• Оптимальное использование лицензий: Универсальный доступ к основным функциям работы с документами позволяет организациям согласовывать лицензии с фактическим использованием, избегая избыточного или недостаточного обеспечения.
• Более предсказуемые затраты на ПО: Замена разрозненных инструментов, влекущих за собой дополнительные расходы на основе использования, на решение с функциональным ИИ, предлагающее контролируемую структуру ценообразования, делает затраты легче прогнозируемыми и управляемыми.

Как ИИ-инструменты интегрируются в документооборот

Современные ИИ-решения предлагают как генеративный, так и функциональный ИИ для поддержки и упрощения автоматизации документооборота.

ИИ-помощники улучшают взаимодействие команд с документами: ИИ-помощники сокращают время, затрачиваемое на поиск информации или освоение новых функций. Например, они позволяют пользователям задавать вопросы о PDF, суммировать контент или переводить информацию, а также предоставляют помощь в реальном времени по функциям продукта и рабочим процессам.

Функциональные ИИ-инструменты автоматизируют задачи с документами в масштабе: Эти инструменты снижают ручной труд, повышают точность и позволяют командам обрабатывать большие объемы документов без увеличения рабочей нагрузки. Примеры таких функций включают:

• Выявление конфиденциальной информации в документах и пометка ее для удаления, сокращая время ручного просмотра.
• Извлечение ключевой информации из PDF-файлов и преобразование ее в структурированные данные.
• Преобразование табличных данных в чистые, пригодные для использования электронные таблицы.
• Конвертация статических документов в заполняемые формы.
• Автоматическое размещение полей для подписи и ввода данных в документах.

Все передовые ИИ-решения включают корпоративную безопасность и соответствие требованиям, которые защищают конфиденциальные данные на протяжении всего жизненного цикла документа.

Функциональный ИИ задает новый стандарт для автоматизации документооборота

Исследования показывают: когда ИИ обеспечивает конкретные, измеримые преимущества для ваших рабочих процессов с документами, результаты — это высокий уровень внедрения, экономия времени и измеримый ROI (окупаемость инвестиций).

Если вы хотите преобразовать и автоматизировать свои рабочие процессы с документами, функциональные ИИ-решения являются лучшим выбором для обработки больших объемов документов, последовательной, основанной на правилах автоматизации и снижения зависимости от ручного труда.